ビジネスで、納品予定日の延期が必要になった場合、「もう少し時間をいただけますか？」と効果的に伝える方法は、多くのビジネスパーソンにとって頭の痛い問題です。
本記事では、以下のテーマを詳しく解説します。
- 「追加時間をいただきたい」の適切な使い方
- 敬意を表す別の表現方法
- リクエスト時の重要ポイント
- 実際の例文
これらのポイントを把握することで、納期延長を依頼する際の不安が軽減されるでしょう。
「追加時間をいただきたい」が適切かどうかとその表現法
不適切な表現の例
結論として、「追加時間をいただきたい」というフレーズは、場合によっては非公式過ぎると認識され、受け手に嫌な印象を与える可能性があります。
特に以下のような状況では、相手に否定的な印象を与える恐れがあります。
- 納期直前に延長を依頼する
- 延長の理由が明確でない
- 謝罪が伴っていない
納期延長の丁寧な伝え方
納期の延長を依頼するときは、相手に悪い印象を与えず、尊敬を示す表現を選ぶことが大切です。以下のような表現が効果的です。
- 「納期についてご相談をお願いできますでしょうか」
- 「納期調整のご協力をお願いできれば幸いです」
- 「少しだけ追加で準備時間をいただけますか」
納期延長の際の留意点
納期の延長を申し出る際には、以下のポイントを心に留めておくことが重要です。
●事前に通知する
できるだけ早く、余裕をもって相手に情報を提供することで、調整がしやすくなります。
●理由を明確にする
延長の必要性について、具体的な理由をしっかりと説明しましょう。
●謝意を示す
納期を守れない場合は、その旨を率直に謝罪し、信頼関係の維持に努めます。
●代替案を提案する
可能な新しい納期を提示し、相手が計画を立てやすくすることが望ましいです。
ビジネスメールにおける納期延長依頼の例文
ここでは、ビジネスメールで納期延長を依頼する際の文例をご紹介します。
【例文1（メール完結型）】
以下の例は、メールのみで完結するケースを示したものです。
この例文には、「お詫びの言葉」、「問題点の説明」、「新しい納期の提案」が含まれています。
件名：〇〇案件における納期変更のご相談
〇〇様
いつも大変お世話になっております。ありがとうございます。
現在〇〇案件を進行中に〇〇に起因する問題が発生し、予定していた納期の遵守が困難となりました。
誠に申し訳ありませんが、納期を〇月〇日まで延長していただくことは可能でしょうか。
この度は突然のお願いでご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。
何卒、ご検討いただけますようお願い申し上げます。
【例文2（初期の遅延通知）】
遅延の可能性を迅速に通知し、詳細情報は後に提供するシナリオのメール例です。
件名：〇〇プロジェクトの納期見直しに関するご連絡
〇〇様
いつもご支援ありがとうございます。
〇〇プロジェクト進行中に予期しない問題が発生し、予定されていた納期に遅れが生じそうです。
詳しい情報は整理がつき次第、改めて詳細をお送りしますが、先に基本的な情況をご報告させていただきます。
この件でご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ございません。
まとめ
本記事では、ビジネスメールを使って納期延長を依頼する際のポイントと具体的なメール文例を提供しました。
適切な表現を選び、礼儀正しく伝えることで、相手に不快感を与えることなく、効果的に納期の調整を行うことができます。
これらの情報が、ビジネスでのコミュニケーションをスムーズに進めるのに役立つことを願っています。
お読みいただきありがとうございました。
